Privatlivspolitik

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Skarp Salling Forsamlingshus behandler personoplysninger, når du kontakter os, sender en bookingforespørgsel via hjemmesiden eller har en personlig brugerkonto til hjemmesidens administrationssystem.

1. Dataansvarlig og kontakt

Skarp Salling Forsamlingshus er dataansvarlig for de personoplysninger, som behandles i forbindelse med hjemmesidens kontakt-, booking- og administrationsfunktioner.

2. Hvilke oplysninger behandler vi?

Når du bruger kontaktformularen, kan vi behandle navn, e-mailadresse, telefonnummer, emne, din besked samt den efterfølgende korrespondance i samtaletråden.

Når du sender en bookingforespørgsel, kan vi behandle navn, e-mailadresse, telefonnummer, ønskede bookingdatoer og de oplysninger, du selv skriver i beskedfeltet.

Hvis du har adgang til hjemmesidens administrationssystem, kan vi desuden behandle oplysninger om din brugerkonto, herunder navn, brugernavn, rolle, kontostatus og tidspunkt for seneste login. Når du besvarer en henvendelse via administrationssystemet, kan systemet internt registrere, hvilken administrationsbruger der har sendt svaret.

3. Hvorfor behandler vi oplysningerne?

Vi bruger oplysninger fra kontaktformularen for at kunne modtage, administrere og besvare din henvendelse. Vi bruger oplysninger fra bookingformularen for at kunne behandle din forespørgsel, kommunikere med dig om leje og administrere en eventuel reservation eller aftale.

Behandlingen sker, når den er nødvendig for at håndtere din henvendelse eller for at tage skridt på din anmodning forud for en eventuel aftale om leje. Hvor denne hjemmel ikke passer til den konkrete henvendelse, kan behandlingen ske på baggrund af vores legitime interesse i at kunne modtage og besvare almindelige henvendelser til forsamlingshuset.

For personlige administrationskonti behandler vi oplysninger for at kunne administrere adgang til systemet, begrænse adgangen efter brugerrolle, beskytte administrationsområdet og sikre intern sporbarhed i forbindelse med håndtering af henvendelser.

Oplysninger fra formularerne anvendes ikke automatisk til markedsføring.

4. Beskedsystemet

En henvendelse fra kontaktformularen oprettes som en separat samtale. Svar mellem dig og forsamlingshuset kan gemmes i samme samtaletråd, så både din henvendelse og de efterfølgende svar kan administreres samlet.

Når forsamlingshuset svarer, kan du modtage en e-mail med et personligt link til samtalen. Linket er beregnet til dig og bør ikke deles med andre. Via linket kan du se samtalen og sende et nyt svar.

Administrationssystemet kan internt vise, hvilken bruger der har besvaret en henvendelse. Denne interne registrering bruges til sporbarhed og administration. Kunden kommunikerer fortsat med Skarp Salling Forsamlingshus, og navnet på den enkelte administrationsbruger vises ikke nødvendigvis i kundens samtale.

5. E-mailnotifikationer

Hjemmesiden kan sende e-mailnotifikationer, når der kommer nye henvendelser eller svar. Notifikationen til den ansvarlige for forsamlingshuset er indrettet, så selve kundens besked og kontaktoplysninger ikke behøver at stå i notifikationsmailen; beskeden læses i stedet i det beskyttede administrationssystem.

Personer, der skal have adgang til administrationssystemet, kan desuden modtage en invitation pr. e-mail med et personligt og tidsbegrænset link til oprettelse af en brugerkonto.

6. Hvem kan få adgang til oplysningerne?

Oplysningerne kan tilgås af de personer i Skarp Salling Forsamlingshus, som har behov for dem for at håndtere henvendelser, bookinger og administration. Adgangen til administrationssystemet er baseret på personlige brugerkonti og kan være begrænset efter brugerrolle.

Vi benytter it-leverandører til bl.a. hosting, database, drift og e-mail. Sådanne leverandører kan behandle personoplysninger på vores vegne som led i leveringen af deres tjenester. Hvor en leverandør behandler personoplysninger på vores vegne, håndteres forholdet efter de gældende databeskyttelsesregler, herunder med databehandleraftale, når det er påkrævet.

Vi videregiver ikke personoplysninger til uvedkommende.

7. Hvor længe gemmer vi oplysningerne?

Vi gemmer kun personoplysninger, så længe de er nødvendige til det formål, de blev indsamlet til. Kontaktbeskeder og samtaler skal derfor slettes, når der ikke længere er et sagligt behov for at bevare dem.

Oplysninger i forbindelse med en faktisk udlejning, betaling eller anden dokumentation kan i nogle tilfælde skulle opbevares længere, hvis anden lovgivning kræver det, eller hvis oplysningerne er nødvendige for at dokumentere en aftale eller et retskrav.

Oplysninger om administrationsbrugere opbevares, så længe brugerkontoen er nødvendig. Ved ophør kan kontoen deaktiveres eller slettes. Oplysninger, der allerede indgår i nødvendig intern historik eller sporbarhed, kan i relevant omfang bevares, så længe der fortsat er et sagligt behov for dette.

8. Sikkerhed

Vi anvender tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte oplysninger mod uberettiget adgang, ændring, tab og offentliggørelse. Adgangen til hjemmesidens administrationsområde er begrænset og sker via personlige brugerkonti. Adgangen kan begrænses efter brugerrolle, og kundens webbaserede samtale tilgås via et langt, individuelt link.

Ingen internetbaseret løsning kan garanteres fuldstændig risikofri. Hvis du mener, at dit personlige samtalelink eller en administrationskonto er kommet i de forkerte hænder, bør du kontakte os hurtigst muligt.

9. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder. Afhængigt af omstændighederne kan du bl.a. have ret til:

• at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig,
• at få urigtige oplysninger rettet,
• at få oplysninger slettet,
• at få behandlingen begrænset, og
• at gøre indsigelse mod visse behandlinger.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte Skarp Salling Forsamlingshus via kontaktoplysningerne ovenfor. Vi kan bede om oplysninger, der er nødvendige for at sikre, at vi udleverer eller ændrer oplysninger for den rigtige person.

10. Klage

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte os. Du har også mulighed for at klage til Datatilsynet. Du kan finde oplysninger om klage og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside.

11. Ændringer

Privatlivspolitikken kan blive opdateret, hvis vores behandling af personoplysninger eller hjemmesidens funktioner ændrer sig. Den gældende version vil være tilgængelig på denne side.

Senest opdateret: 20. september 2026